Fare Agile Planning in un’azienda di consulenza e sviluppo software

Per noi, realizzare progetti tecnologici su misura è sfidante per metodi, approcci, framework e tecnologie sempre in continuo cambiamento. Questo è quanto serve per creare progetti innovativi di successo, insieme ad un’altra componente fondamentale: fornire ciò che serve ai nostri clienti, sapendo che ognuno di loro ha i propri obiettivi, tempi e vincoli da rispettare

Quindi, come gestire le necessità create dai tanti scenari diversi dei nostri clienti insieme alle nostre esigenze e obiettivi aziendali? Mettendo a punto internamente un modo tutto nostro di fare planning. E come ogni abito cucito addosso, si evolve e si evolverà con noi. Qui ti raccontiamo cosa stiamo facendo ora: cos’è il planning per noi, perché lo facciamo e come lo approcciamo.

Cosa è il “Planning” per Flowing

Il planning è uno dei nostri tre riti plenari, gli altri due sono il Flowing Meet – che si tiene ogni 4 mesi – e il Lean coffee – ogni ultimo venerdì del mese (ma di questi ne parliamo più avanti 🙂 ).

È il rito che viene fatto più spesso – ogni lunedì dalle 9:30 alle 10:30 – in cui investiamo più tempo e in cui prendiamo decisioni che impattano e informano l’operatività di ognuno nel day-by-day: è il sistema nervoso di Flowing. 😉

Durante il rito del planning facciamo sostanzialmente tre cose:

  1. Condividiamo informazioni relative ai progetti in ingresso e a quelli esistenti, per creare il miglior team per ognuno di essi. Ad esempio “Il cliente Pippo ha accettato di seguire il percorso emerso dalla discovery che abbiamo fatto sul suo progetto IoT, ora serve partire creando un team con tutte le competenze necessarie: OPS, backend, frontend e UX.
  1. Valutiamo i lead e indichiamo ai commerciali le persone giuste per fare le call di approfondimento. Ad esempio partiamo da “Abbiamo questo prospect che si occupa di formazione e ha l’esigenza di fare lezioni online, chi mi aiuta a raccogliere informazioni sul progetto per capire come possiamo aiutarlo?” 
  1. Condividiamo informazioni su temi come la fatturazione e il recruiting. Ad esempio “Il giorno 11 Novembre Fabio Rossi inizierà a lavorare per noi, chi può fare da tutor?” oppure “Il cliente Megaditta ha una fattura scaduta il mese scorso, chi può aiutarmi a capire se ci sono problemi?”

Perché facciamo planning?

In ultima analisi, facciamo planning per prendere le migliori decisioni per Flowing. Non quindi la miglior decisione rispetto ai punti di vista dei singoli ruoli: chi vende, chi amministra o chi svolge i progetti.

Ciascuno dei punti di vista sull’azienda è giusto e legittimo. Chi vende vuole far aumentare il fatturato, chi svolge i progetti vuole che essi siano sfidanti e ci sia spazio per svolgere tutto al meglio. Il ruolo del planning non è di nascondere questi punti di vista ma di renderli espliciti. Con essi il planning mira a prendere la decisione migliore per il contesto a cui è rivolta, rendendone espliciti gli impatti rispetto a una visione globale, non locale, grazie ad informazioni e discussioni trasparenti.

Facciamo emergere ciò che è veramente importante per ciascuno degli attori in gioco e lo mettiamo in pertinenza in un sistema di variabili complesso che ci aiuta a prendere la migliore decisione. Così come facciamo con ogni progetto per i nostri clienti.

Come funziona in pratica

Il planning – come qualsiasi rito di Flowing – si svolge da remoto su Zoom e prevede due momenti in scaletta:

  1. Il primo è dedicato alla condivisione delle informazioni. Il suo obiettivo è duplice: dare consapevolezza alle persone di quello che sta succedendo (molto importante in un’azienda remota), evidenziare quali punti meritano una discussione più approfondita e quali sono le persone coinvolte da tale decisione. La partecipazione a questa prima parte è fortemente raccomandata per tutti.
  2. Il secondo momento è la cosiddetta “fase risolutiva”. Qui rimane solo chi è interessato ai punti rimasti in sospeso nella prima parte. Ad esempio, se c’è un team da formare su un nuovo progetto, i candidati rimangono in questo secondo momento per prendere una decisione. La partecipazione alla seconda parte è richiesta solo a chi è toccato da tali decisioni.

Strumenti a supporto del planning

Per fare discussioni di valore ci basiamo su alcuni strumenti che ci forniscono informazioni utili a prendere decisioni:

  • la dashboard: è lo strumento principale. Qui ogni surfer può segnare durante la settimana per quale progetto ha bisogno di una discussione plenaria. Inoltre il team commerciale può evidenziare i progetti in ingresso su cui è necessario un supporto da parte di chi è operativo, per formare un team o fare discussioni di presale coi potenziali clienti.
  • il foglio di previsione fatturato: ci dice quanto abbiamo fatturato con ogni cliente nei mesi passati e ci permette di allinearci su un fatturato atteso per i mesi futuri.
  • il planning “previsionale”, dove ogni surfer fa una previsione sulla sua allocazione nei prossimi mesi. Questo rende evidente chi ha problematiche di sovraccarico/scarico e chi sta lavorando/dove.
  • il canale Slack “#flw-planning”: non tutte le discussioni devono essere per forza sincrone e alcune vanno fatte anche prima del prossimo lunedì. Per questo c’è un canale Slack dove il planning non si ferma al rito plenario ma diventa uno stream continuo di ragionamenti.

Gli attori di questo rito

  • il facilitatore: ogni planning è facilitato da uno di noi a rotazione casuale. Il ruolo del facilitatore è quello di incanalare le conversazioni nella giusta direzione, facendo in modo che esse rispettino i tempi e le finalità dei diversi momenti del rito.
  • il team di governo: per spiegarla con una metafora, sono le persone scelte fra i senatori di Flowing. Quando una conversazione si arena intervengono loro per portarla sulla rotta giusta.
  • i surfer operativi sui progetti: nel planning chi porta avanti i progetti è l’attore principale ed ha il compito di interpretare in prima persona le informazioni che vengono condivise per decidere qual è l’azione migliore che può fare per Flowing. Sia essa aiutare i commerciali perché “ho dello slack time” oppure concentrarsi sul progetto “perché siamo in una fase critica”: abbiamo fiducia che ognuno di noi sviluppi la sensibilità di decidere quando è meglio scegliere l’una o l’altra strada.
  • i commerciali: nel planning il team commerciale rende espliciti quali sono i progetti in arrivo e cerca la collaborazione di tutta l’azienda per approfondire e scegliere le opportunità.
  • l’amministrazione: rende evidenti eventuali criticità legate all’andamento del cashflow o ai pagamenti, per prendere provvedimenti tempestivi che vadano a correggere la rotta.
  • il team di recruiting: fa un breve recap rispetto ai prossimi ingressi con l’obiettivo che i nuovi surfer abbiano quanto prima un tutor aziendale e che siano impiegati in un progetto che ne esalti le caratteristiche.

Tempi e cadenza

Come ogni rito di un’azienda agile, anche il planning è volto a massimizzare il ritmo dell’apprendimento. Farlo ogni settimana permette di far passare poco tempo per verificare che i passi fatti siano nella direzione giusta.

Nel caso uno di noi abbia un dubbio a metà settimana può comunque usare il canale Slack dedicato per fare discussioni asincrone.

Principi

  • Nessun decisore preposto: non ci sono capi e tanto meno ordini, le decisioni emergono da discussioni di valore che rendono evidenti le scelte più opportune.
  • Pull>Push: le decisioni relative alla creazione dei team di progetto emergono il più possibile dalle persone che partecipano direttamente al rito. Solo quando si raggiunge un’impasse il team di governo si occupa di fare proposte in maniera push.
  • Abbracciare la complessità: crediamo che il bene di Flowing non si possa identificare con una singola variabile (ad esempio, il fatturato) o un singolo punto di vista (ad esempio, quello commerciale o quello tecnologico) ma in più aspetti che convivono in un contesto che cambia continuamente.
  • Trasparenza: devono essere espliciti tutti i “perché” dietro una decisione anche quando essi possono risultare poco piacevoli. Se si decide di prendere comunque un progetto per rispettare degli obiettivi di fatturato in un contesto incerto (come ad esempio una pandemia) ci può stare, ma deve essere esplicito.
  • Delega: ogni team di lavoro può proporre di fare keep, kill o transform su un cliente. Anzi deve farlo quando esso non è più allineato agli obiettivi di Flowing.

Come lo stiamo evolvendo?

Applichiamo al planning il metodo e approccio che adottiamo anche sui progetti. Come ogni team agile aspiriamo al miglioramento continuo e guardiamo sempre al prossimo passo da fare. Cerchiamo di migliorare facendo esperimenti continui, che ci portino a una nuova e più evoluta situazione. Periodicamente, le assumption sul planning vengono puntualmente verificate, messe in discussione e migliorate da esperimenti successivi.

Sappiamo che il planning è “il Problema” più grande per le aziende di consulenza e sviluppo di progetti tecnologici “su misura”, per questo investiamo tempo ed energie per continuare a migliorarlo.

Così, nel Flowing Meet appena trascorso, abbiamo dedicato una parte del nostro tempo al processo di miglioramento del planning, grazie alla facilitazione di Lorenzo, da cui prenderanno vita nuovi esperimenti (stay tuned 🙂 )

Photo credits: Bich Tran da Pexels