Viviamo un momento storico che sta rivoluzionando il modo di lavorare di molte aziende. 

Nell’arco di pochi giorni, nel 2020, per fronteggiare l’emergenza Coronavirus i decreti del Governo italiano hanno consentito ai knowledge worker italiani unicamente il lavoro da remoto. 

Solo una parte di essi però lo aveva sperimentato prima.

Noi di Flowing utilizzavamo già da tempo il lavoro da remoto, modus operandi radicato nel DNA della nostra organizzazione e fondato su un disegno a monte ben preciso.

In Flowing siamo in smart working fin da prima del Covid!

Abbiamo affinato la nostra tecnica con tanti esperimenti, che ci hanno permesso di raccogliere feedback importanti, e che ci hanno aiutato a rodare la nostra modalità di lavorare a distanza e a migliorarla nel tempo, per trasformarci da azienda remote-friendly ad azienda full-remote.

Perché abbiamo deciso di essere un’azienda full-remote

Lavorare in full-remote è per Flowing una risposta ai cambiamenti della società e del mondo professionale, nonché un nuovo modo di lavorare meglio, con più soddisfazione e con outcome visibilmente migliori.

Con la creazione di un ambiente di lavoro full-remote basato sull’esperienza della nostra forza lavoro siamo riusciti a gestire ed eliminare le carenze tipiche delle organizzazioni remote-friendly.

Abbiamo creato un modello di lavoro più efficiente ed efficace, partendo da una filosofia di Management 3.0, che si traduce in:

·       Definire obiettivi precisi

·       Saper delegare in modo chiaro

·       Sapersi allineare sullo stato di avanzamento dei progetti

·       Avere fiducia dei propri coworker. 

La transizione di Flowing a full-remote

Basandoci sul nostro metodo, in Flowing abbiamo lavorato alla transizione in full-remote passando per due attività fondamentali:

  • Lo studio di case history di altre aziende, per ricavare insegnamenti, far emergere pattern ricorrenti e aumentare la nostra consapevolezza
  • Lo svolgimento di interviste a ogni surfer per capire meglio il punto di vista di ognuno 
  • L’utilizzo di dinamiche di apprendimento collettivo, come il nostro book club.

Qui abbiamo promosso la lettura di testi rilevanti inerenti altre aziende che hanno affrontato questa transizione (per esempio Remote: Office Not Required e The Year Without Pants: WordPress.com and the Future of Work)

Abbiamo ricercato, studiato, ci siamo fatti domande, abbiamo inserito i principi del nostro metodo di lavoro e la nostra cultura aziendale nel nostro nuovo contesto.

Quali opportunità abbiamo attivato?

Se ancora non fosse chiaro lo scriviamo nero su bianco: in Flowing crediamo davvero nelle possibilità del lavoro da remoto. 

Gli effetti sulle singole persone che lavorano in questa modalità sono lampanti: taglio dei tempi di spostamento tra casa e ufficio, più libertà, migliore gestione del proprio lavoro e molto altro).

Ma sono i vantaggi sistemici che hanno acceso ancora di più il nostro entusiasmo:

  • Le persone lavorano meglio, e l’outcome professionale ne beneficia di riflesso 
  • Possiamo assumere professionisti senza vincoli geografici e attrarre talenti adatti ad ogni task “senza accontentarci”.

… e se si allena con costanza la capacità di comunicare e collaborare su progetti complessi sempre diversi, dopo diverso tempo di shu-ha-ri dedicato al remote, ti puoi anche permettere di organizzarti per lavorare e divertirti a Las Palmas 🙂

Perché tutto questo funzioni però, è necessario gettare bene le basi instaurando una forte cultura organizzativa a supporto.

Bisogna dedicare tempo alla ricerca propedeutica, alla formazione, all’organizzazione, agli esperimenti di rodaggio, ai confronti interni per imparare ad allinearsi e a lavorare in sinergia.

Il costo iniziale di introduzione alla pratica del remote working è alto, si sa. 

Se avessimo però guardato solo a questa enorme spesa iniziale ci saremmo fermati ad appena un passo dal creare le condizioni di crescita e di soddisfazione professionale che caratterizzano il nostro lavoro oggi. 

Non avremmo scoperto dove questa pratica ci avrebbe portati.

La cassetta degli attrezzi dell’azienda full-remote

Affinchè il full-remote working funzioni, in Flowing ci siamo dotati di una cassetta degli attrezzi che include per esempio il kit consegnato in fase di onboarding ai nostri surfer, utile a lavorare in modo ottimale da qualsiasi luogo, e che include portatile e cuffie di ultima generazione.

Poi ci sono i tool: 

  • Slack, per discussioni interne all’azienda, relative a progetti, e per standup meeting, iteration review e planning con i clienti
  • Google Meet, per videoconferenze che hanno bisogno di essere moderate e registrate
  • Google, dalle e-mail alla condivisione di documenti e Calendar.

Perché tutto funzioni, gli strumenti vanno utilizzati nel modo giusto, attraverso l’utilizzo di importanti buone pratiche, che abbiamo ben definito:

  • Attivare le webcam in call, per garantire una comunicazione completa, verbale e paraverbale
  • Fare recap periodici per chi non ha partecipato al lavoro in sincrono
  • Mantenere un Calendar condiviso sempre aggiornato
  • Definire e condividere l’architettura delle informazioni con cui organizzare i documenti
  • Creare una knowledge base per faq o buone pratiche. Per questo scopo, utilizziamo Trello e le sue dashboard.

Aggiungi tenacia, voglia di fare e di imparare, determinazione, impegno e lavoro di squadra, e gli ingredienti fondamentali per iniziare a lavorare remote ci sono tutti. 

L’importanza del (qui e) ora: i riti condivisi

Organizzazione, strumenti e non solo: sono i riti condivisi il “segreto” della nostra macchina di remote working. 

  • il planning del lunedì mattina, in cui il focus è la distribuzione dell’effort sui vari progetti
  • il lean coffee, due ore l’ultimo venerdì del mese: un momento dedicato alle cose su cui sentiamo il bisogno di confrontarci con gli altri
  • il revision organizzato ogni quattro mesi: due remoti (durata dalla mezza a una giornata) e uno fisico (due giorni), giornate totalmente dedicate a Flowing, dove vengono analizzati e discussi temi che ruotano attorno alla nostra vision. 

A questi si sommano altri rituali dove ogni team di progetto o area si confronta regolarmente. 

I nostri consigli per lavorare remote con successo

  • Diffida delle ricette pronte one size fits all
  • Inquadra questo cambiamento come sistemico
  • Studia la letteratura rilevante
  • Chiedi consiglio alle aziende già remote: non essere timido!
  • Avvia confronti interni dettagliati e costanti
  • Agisci con la logica di cambiamenti frequenti, di cui misurare ogni volta l’efficacia
  • Prendi decisioni coraggiose sulla base di dati reali
  • Accetta che non sarà un percorso non immediato

Iniziare è la parte più difficile, è vero. 

Ma possiamo garantire, forti della nostra esperienza, che passare al lavoro da remoto può essere l’inizio di una delle più emozionanti e soddisfacenti avventure professionali (e personali) che con la tua azienda potrai intraprendere.