La due giorni con Alla Kholmatova per il Design Systems Workshop

Del perché abbiamo deciso di organizzare il workshop sul Design Systems con Alla Kholmatova ne abbiamo parlato qui. 

In questo articolo vogliamo raccontarvi l’esperienza, la preparazione alla vigilia dell’evento, le emozioni e quella parte umana che inevitabilmente poi trasmetti anche ai partecipanti. Quello che spesso riconosciamo come ciò che “fa la differenza” e che esula da procedure e checklist.

Gli unici dati che possiamo fornire sono:

• 75 partecipanti;
• 2 break;
• 1 pausa pranzo.

Il resto è stato il percorso del workshop di Alla che abbiamo fatto intorno al concetto teorico e pratico del Design System.

Si parte la mattina della vigilia con l’andare a recuperare Alla all’aeroporto di Bologna.
La accompagnamo al Camplus Bononia e la prima cosa che vogliamo fare è il check dell’aula. Fa piacere ricevere feedback positivi sulla struttura da una persona che è abituata a frequentare aule e conferenze.
Iniziamo subito a ragionare sulla disposizione dei tavoli. Suddividere i partecipanti in gruppi di lavoro assicurandoci che ogni gruppo abbia tutto l’occorrente già a disposizione e che debba fare il minor spostamento possibile verso i loro outcome che sarebbero stati appesi alle pareti. Proviamo diverse soluzioni per sfruttare al meglio pareti mobili e finestroni fino che Alla non si sente soddisfatta della disposizione. Aveva in mente sin da subito l’obiettivo, ovvero l’esperienza del partecipante. Stava già condividendo con me i principi con cui voleva riorganizzare l’aula. Il workshop per lei era già iniziato.
La legge di Murphy è sempre valida infatti riscontriamo il primo problema di connessione tra PC di Alla e centralina che pilota i due proiettori. Nonostante mezza valigia di adattatori il segnale non era compatibile.
La preoccupazione e la tensione di Alla era visibile. Avevamo un piano B, ovvero farle usare un altro PC compatibile ma come si sa, non è la stessa cosa se un chitarrista sul palco deve suonare con la chitarra di un altro. Andiamo a pranzo (alle 16:00) per smorzare la tensione. Le facciamo assaggiare la piadina, e le strappiamo un sorriso. L’Italia è anche questa.
Lasciamo Alla al refine delle slide mentre ci concentriamo sul problema del proiettore. Dopo un paio di ore possiamo finalmente scrivere “Alla, it works” e fu il messaggio epico del martedì che ripristinò animi ed energie.
Cena in trattoria a due passi dal Camplus. Siamo stanchi e ansiosi, ma “Italian Pizza is fantastic” e l’umore resta alto. Giro di pizza senza birra per lei. Si chiacchiera dell’argomento Design System, di come l’allineamento tra le persone sia fondamentale e delle esperienze in UK di Alla. Ragioniamo sulla giornata del workshop e sul fatto che sarebbe opportuno mescolare eventuali gruppi di persone della stessa azienda che inevitabilmente sarebbero stati propensi a riunirsi sullo stesso tavolo di lavoro. L’efficienza è migliore se c’è più contaminazione. Un’idea era utilizzare la tecnica degli Icebreaker che avrebbe poi rimesso a sedere le persone in modo mescolato. L’altra idea era di assegnare un tavolo per ogni partecipante già dal check-in. Torniamo al Camplus accompagnati dalle simpatiche conversazioni sugli Icebreaker in cui cerchiamo di spiegare ad Alla cosa sono la palla fantasma e la macchina che crea cosa inesistenti.

Ci siamo, è il giorno del workshop. Uno dei due proiettori fa le bizze il che ci fa optare per l’assegnazione del tavolo già dal check-in e rimuoviamo l’icebreaker per non dilungarci oltre. Le persone arrivano, badge con nome e assegnazione tavolo. Qualche espressione stupita ma la spiegazione del motivo ha chiarito ogni dubbio. Nemmeno 2 minuti e i partecipanti stavano già facendo networking.
Arriva Alla, si parte.
Il workshop è stato secondo noi (e secondo i feedback che ci stanno arrivando dalla survey post evento) quello che ci si aspetta da una giornata di formazione frontale con un super-esperto in cui devi anche sporcarti le mani nel fare cose.
Non era necessario aver letto il libro. Dopo una parte introduttiva nello spiegare l’essenza di un Design System basato appunto sul dialogo, sull’allineamento e sulla condivisione dei principi, si passa ad esercizi pratici ben suddivisi in vari step e temi.

Alla è sempre disponibile, gira tra i tavoli, lascia spazio a domande e sprona i partecipanti su alcuni esercizi. Porta in sala molto della sua esperienza. Sfrutta il risultato dei gruppi di lavoro per innescare conversazioni e riflessioni sugli argomenti. Scatta foto run-time e le aggiunge alle slide personalizzando così il corso del workshop. Nel pomeriggio si conclude l’ultimo esercizio, ci si avvia all’ultima parte teorica e poi giro di domande conclusivo.
È stato piacevole vedere l‘impegno delle persone nei tavoli di lavoro. Alcuni esercizi richiedevano riflessioni e alcune sfide, come nella realtà dei progetti, non erano banali e il confronto e le conversazioni sono state sane e proficue, riprese anche durante i break.

La sera portiamo Alla stanca ma soddisfatta a fare un aperitivo in centro. Ci fa piacere vederla più rilassata. A cena andiamo in una trattoria tipica nei pressi della Torre degli Asinelli. Le facciamo assaggiare i cappelletti in brodo mentre lentamente la conversazione passa dalla giornata di workshop alle similitudini tra Bologna e San Pietroburgo, sua città natale.

Design Systems, un tema molto sentito e un workshop fatto con la persona giusta.
Perché alla base ci sono sempre le persone.