Open governance e persone. Perché la partecipazione fa la differenza.

La scorsa settimana, con una giornata di 8 ore passata a giocare con le lego, abbiamo costruito la nostra visione di extrategy tra 6 mesi. Era la seconda volta per noi, dopo aver introdotto l’open governance in azienda dal mese di marzo.

Facciamo un passo indietro e mettiamo un po’ d’ordine.

Open governance. Ispirati da 2 anni di progetti e contaminazioni da Cocoon Projects, a marzo 2014 ho deciso di proporre in azienda un nuovo modello organizzativo e gestionale per extrategy. Esistono, al mondo, diversi modelli di open governance; come aspetto comune, si basano sul fatto di rendere partecipi in modo attivo tutte le persone dell’azienda alle decisioni che normalmente spettano ad un nucleo ristretto (la governance, appunto). extrategy è un srl con un cda di 3 persone: da marzo scorso abbiamo aperto la governance a tutti i dipendenti.

Se vuoi approfondire la tematica, ti consiglio il paper di LiquidO™, il modello per la governance di “organizzazioni liquide” creato da Cocoon Projects. Il paper è un’ottima e completa sintesi di come le organizzazioni possono operare in ottica anti-fragile, fondamentale per stare oggi sul mercato e continuare a creare valore.

Cosa significa. Significa che da quel momento facciamo una serie di attività in modo condiviso. Quelle attività che vanno oltre i progetti verso i clienti, ma che riguardano le decisioni che un’azienda si trova a prendere quotidianamente. Non ci sono più persone che si occupano solo di alcune cose e prendono decisioni su alcune questioni, in modo autonomo. Via organigrammi e ruoli.

Come. Il nostro modello è organizzato in 3 momenti principali. Un incontro semestrale (una o due giornate di lavoro) per costruire vision dell’azienda a 6 mesi e obiettivi/attività per andare verso quella direzione. Il secondo momento è un incontro ogni lunedì mattina, di circa mezz’ora, per leggere sulla nostra kanban board di open governance le attività in corso e fare in modo che vengano portate alla conclusione. Il terzo momento è una retrospettiva mensile per confrontarci con quanto successo nell’ultimo mese e discutere di eventuali problemi/soluzioni.

Vision, obiettivi e attività semestrali. Abbiamo deciso di fare un incontro ogni 6 mesi per evitare pianificazioni a lungo termine e per valutare nel medio periodo se e quanto la vision della nostra azienda sta cambiando. Stelio Verzera ci ha aiutato come facilitatore sia nel primo incontro di marzo che nel secondo incontro fatto 2 settimane fa. a prescindere da strumenti e metodologie utilizzati, l’importante è la partecipazione di tutta l’azienda e il coinvolgimento, in modo omogeneo, di tutte le persone. Le modalità con cui si svolgono gli incontri abilitano veramente la partecipazione di tutti, così da avere contributi diversi, aperti, utili. output di questo incontro: attività da fare, dal giorno seguente, per raggiungere gli obiettivi e andare verso la vision costruita.

Iteration meeting settimanale. Il lunedì mattina ci confrontiamo sulle attività in corso con un unico obiettivo: portare a conclusione quelle aperte per metterne altre in corso, prese dall’elenco (backlog) di quelle che abbiamo definito nell’incontro semestrale. Ogni persona dell’azienda può decidere di prendere un’attività da portare a conclusione, con un team che si crea “in tempo reale” (chiunque può unirsi a quell’attività e dare il proprio contributo).

Retrospettiva mensile. Il primo lunedì del mese facciamo un incontro di 2 ore per guardarci alle spalle (ultimo mese) e far emergere problemi e esigenze che abbiamo riscontrato. Scegliamo quella più importante per tutta l’azienda e troviamo una soluzione da applicare. La soluzione è una (o più) attività da fare subito per risolvere quella problematica.

Lego serious play. Nell’incontro di 2 settimane fa, dove abbiamo lavorato al nostro prossimo semestre, abbiamo utilizzato la metodologia lego serious play. Avevo utilizzato in altri frangenti questa metodologia, ma il risultato che ci ha permesso di produrre è stato veramente eccezionale, evidenziando il contributo di tutti i partecipanti.

Risultati. I risultati che stiamo raggiungendo in questo 2014 (che si prospetta il miglior anno di extrategy di sempre) sono la prima chiara risposta: mai avevamo avuto la possibilità, in passato, di aprire in questo modo la partecipazione di tutti in azienda e permettere a ciascuno, nel lavoro quotidiano, di fare scelte, anche importanti, in modo autonomo. Questo oggi è possibile perché la condivisione della direzione verso cui andare è chiara, condivisa e partecipata da tutti. I colli di bottiglia sono (finalmente) solo un brutto ricordo e sapere che c’è sempre qualcuno pronto a risolvere problemi o prendere decisioni anche quando non ci sei è qualcosa che le aziende spesso sognano.

Dalla scorsa settimana stiamo organizzando incontri per raccontare la nostra esperienza e, più in generale, la metodologia lego serious play (nel frattempo, anche il nostro Lorenzo Massacci si è certificato lego serious play), utile e utilizzabile per raggiungere tanti obiettivi e in n diversi contesti. se sei interessato e vuoi approfondire, non ti resta che contattarci.