Software renovation sprint: come rinnoviamo il tuo prodotto allineandolo ai bisogni degli utilizzatori e del business

Oggi i software sono utilizzati quotidianamente da ognuno di noi. Ormai, già da più di un decennio, anche i business che prima non erano legati per nulla al digitale, hanno una parte fondamentale del loro core su un software che ne abilita la creazione di valore. Organizzazione del tempo, comunicazione verso le Pubbliche Amministrazioni, controllo remoto delle risorse, analisi di dati, compravendite: tutte cose che diamo per scontato che siano gestite da un software.

Nel frattempo nuovi paradigmi come cloud, realtà aumentata, applicazioni mobile, internet delle cose, intelligenza artificiale si sono aggiunti allo scenario. Non siamo più all’inizio di un cambiamento ma nel pieno di un flusso evolutivo continuo, che la pandemia ha accelerato ulteriormente rendendolo indispensabile.

Inoltre, le aspettative di tutti noi rispetto al mondo dell’online e dei software si sono alzate di molto, siamo meno clementi rispetto a errori e inefficienze. Lo standard rispetto ai servizi digitali è ormai fissato da big player come Google, Facebook e Microsoft e difficilmente siamo disposti ad accontentarci di meno.

Dal nostro punto di vista di team che abilita il business grazie alla progettazione e lo sviluppo dei software, dai nostri clienti vediamo arrivare sempre più spesso richieste riguardanti l’ammodernamento della propria applicazione software e dei propri servizi.

Specialmente per quei progetti che esistono ormai da parecchi anni, abbiamo avvertito la necessità di formulare un workshop con i nostri clienti che partisse da bisogni disattesi degli utenti e del business e che mettesse subito in chiaro una modalità per migliorare il prodotto e riallinearlo ad essi. Quindi, dopo varie esperienze, abbiamo deciso di formalizzare una modalità per rispondere a questo tipo di scenario in modo sistemico e cross funzionale. 

Abbiamo ideato un format tutto nuovo che abbiamo chiamato Software renovation sprint, dedicato ai quei progetti e prodotti digitali che non corrispondono più alle aspettative attuali e devono essere ripensati per tenere il passo dei cambiamenti emersi. Nel format è condensato il meglio di quanto abbiamo appreso dalla cultura agile e lean unendola al design thinking, per ottenere l’approccio più consono e utile a questo scenario.

Per chi abbiamo pensato Software renovation sprint?

Il format nasce da esperienze reali riscontrate nella nostra quotidianità. Se ti ritrovi in uno (o più) dei seguenti scenari significa che Software renovation sprint è un’attività di valore per te:

• il modello di business della tua organizzazione è fortemente legato a un software, non più moderno e difficile da usare, e questo comporta sprechi di tempo da parte degli utenti;
• il prodotto ha delle lacune nell’esperienza offerta perché non utilizza nuovi touchpoint e tecnologie abilitanti (come ad esempio cloud, realtà aumentata, mobile, internet delle cose, intelligenza artificiale);
• le funzionalità del software si sono stratificate negli anni una sopra l’altra senza progettualità, il prodotto viene percepito come non professionale;
• il feeling dell’interazione è molto datato, l’esperienza d’uso è povera, gli utenti si trovano in spesso in difficoltà e sono inclini all’errore nell’utilizzo del prodotto;
• la tecnologia usata per lo sviluppo non è più supportata o compatibile con i più moderni dispositivi, è diventata un collo di bottiglia per gli sviluppi futuri;
• la conversione e/o l’utilizzo del software è al di sotto delle aspettative.

Gli obiettivi del format

Software renovation sprint aiuta a riprogettare un prodotto software esistente. Parte da una mappatura analitica dello status quo, che evidenzia le frustrazioni nell’uso e le possibili opportunità di evoluzione. Crea allineamento e abilita la partecipazione di tutti gli stakeholder, per avere una visione sistemica del problema e trasparenza sugli obiettivi.

Su queste basi, definisce un piano d’azione per modernizzare il prodotto sin dalla settimana successiva e consegna un prototipo che orienti a medio termine la visione del prodotto.

Come si svolge in pratica

Il format è composto da tre momenti: il primo e il terzo prevedono lavoro da fare anche in asincrono, quello centrale si svolge sempre insieme al team del cliente (da remoto o in presenza).

1. Raccolta dati

Per prima cosa ci occupiamo di raccogliere più dati possibili per costruire un quadro di insieme. Non c’è una modalità definita a priori, la scatola degli attrezzi include tutti gli strumenti della user research: interviste narrative, osservazioni, analytics, … In questa fase utilizziamo video call e interviste, ci riserviamo anche di approfondire tutti gli aspetti necessari ad avere una visione di insieme: richiedendo, ad esempio, la documentazione del software o, se serve, analizzando insieme la base di codice (queste sono attività che possiamo fare anche in asincrono, ovvero senza la presenza costante del cliente).

2. Sense making

Il secondo momento prevede alcune sessioni di lavoro in cui guidiamo la cocreazione del nuovo concept del prodotto, mettendo sullo stesso tavolo chi lo svilupperà, il management lato cliente ed un nostro team di esperti, con lo scopo di definire gli obiettivi della riprogettazione partendo dai bisogni del business e condividere informazioni utili. Puntiamo a creare una visione sistemica mappando tutto il processo sostenuto dal software e identificando i principali pain e opportunità da sfruttare. Lavoriamo infine per creare più opzioni possibili e valutarle per modernizzare il prodotto.

3. Sintesi

Nell’ultima fase lavoriamo per operare una sintesi di quanto fatto. Mettiamo in bella le ipotesi più promettenti e gli diamo coerenza visiva elaborando un prototipo che allinei tutti rispetto a una visione futura del prodotto. Inoltre creiamo una roadmap per dare un seguito al lavoro fatto e, ove possibile, metterlo subito a terra. Tutto questo lavoro viene svolto in maniera asincrona da un nostro team, in costante contatto con gli stakeholder più importanti al fine di ricevere più feedback possibili. Al termine dei lavori organizziamo una breve presentazione per assicurare che tutti possano vedere e comprendere le scelte e il lavoro fatto.

Cosa rende unico questo format?

Rispetto ad altri format time consuming, ottimizziamo il tempo richiesto al cliente in modalità plenaria, senza rinunciare alla sua collaborazione continua grazie ad un uso intelligente della comunicazione sincrona e asincrona da remoto (slack, video call, …).

In sintesi, questo sprint consegna al cliente: 

• un prototipo che dà una visione solida e concreta del futuro del prodotto per come l’abbiamo riprogettato, che il cliente può utilizzare anche autonomamente per evolvere il suo software;
• una roadmap di azione concordata insieme, che permette di mettere a terra le azioni migliorative più importanti, fin da subito, in modalità iterativa e incrementale, senza implementare in blocco il redesign previsto dal prototipo;
• la presenza di un team cross funzionale – quindi anche con figure tecniche – durante tutto il format, che valida la fattibilità delle ipotesi con un ciclo di feedback rapido;
• la disponibilità di Flowing ad essere attore protagonista o di supporto alla realizzazione del prodotto ammodernato con un suo team di esperti, già allineati a quanto si è detto e progettato.

Photo credits: UX Indonesia on Unsplash