Vision e Governance: i principi chiave

Ogni surfer, a qualsiasi livello e in qualsiasi ambito, ha bisogno di un riferimento chiaro che gli permetta di prendere la migliore decisione in quel momento, in quel contesto. Per questo, vogliamo una Vision e una Governance che ci aiutino a trovare una risposta alle seguenti domande:

  • Perché facciamo ciò che stiamo facendo?
  • Qual è la nostra definizione di successo?
  • Come dobbiamo agire per essere sicuri di avere successo?

Il percorso di creazione della Vision

Il percorso che abbiamo adottato parte da due requisiti fondamentali:

  • avere un team dedicato che metta le giuste energie in questa attività,
  • prevedere un momento allargato a tutta l’azienda per raccogliere feedback ed avere ulteriore contenuto.

Abbiamo iniziato aprendo questa attività nella nostra board di Governo per creare un team di persone – esclusivamente in modalità pull – che avrebbero portato avanti il disegno della Vision.

A dicembre 2019 siamo passati da un CDA ed una open governance basata su Liquido ad un Amministratore Unico. La proprietà di Flowing ha infatti nominato Luca Giraldi Amministratore Unico, con un mandato di tre anni che finirà a Settembre 2022.

All’inizio del suo mandato Luca ha iniziato un processo di delega verso persone con cui aveva maturato un regime di fiducia: ha quindi incaricato un gruppo “consigliere” a lavorare autonomamente su alcuni ambiti concordati (come recruiting, modello di business e gestione clienti). Questo gruppo è quello che oggi in Flowing si chiama “Governo”: oltre ad avere autonomia decisionale su alcuni ambiti, ha anche il ruolo di evangelist della cultura aziendale di Flowing.

Il team di Governo è diverso dalla proprietà di Flowing

I membri del Governo vengono scelti ogni 4 mesi da Luca Giraldi, analizzando le candidature ricevute, in base al focus e agli obiettivi che l’azienda si pone nel quadrimestre.

La proprietà di Flowing è invece composta da Luca Giraldi, Michele Focanti, Michele Luconi, Michele Orselli, Marco Focanti, Manuel Baldassarri, Alessandro Violini, Francesco Strazzullo e Lorenzo Massacci.

Si è formato così un team, otto persone che hanno deciso di affrontare l’attività in questo modo:

  1. Un workshop LEGO® SERIOUS PLAY® – aperto al team di cui sopra – per definire la prima versione di Vision,
  2. Un workshop aperto a tutta l’azienda per discutere, confrontarci e affinare la Vision,
  3. Un’ultima fase di finalizzazione – aperta al team di otto persone – per chiudere l’attività.

Abbiamo scelto, come primo step, di utilizzare LEGO® SERIOUS PLAY® per la sua capacità di agire su problemi complessi e abilitare il pensiero divergente, strumento necessario quando si affrontano tematiche di ampio respiro come questa. Abbiamo chiesto aiuto a Lorenzo Massacci – facilitatore certificato LEGO® SERIOUS PLAY® – che ci ha aiutato a disegnare e ha condotto sia questa fase che la successiva.

Fatto questo, abbiamo condiviso i risultati con i surfer, per validarlo tutti insieme: cosa ci manca? quali sono i punti di attenzione? come declinare i diversi aspetti?

Altro workshop, sempre da remoto, aperto a tutta l’azienda. Da qui, ne siamo usciti con tanti stimoli, opzioni e spunti. Il team di otto persone ha fatto il lavoro di sintesi, scelto cosa evidenziare, definito su cosa concentrarsi. E questo è il risultato:

We’re the community of right people to bring value in complex systems where technology enables business.

Questa è la nostra Vision, che ci aiuterà nel nostro percorso di crescita e a prendere le decisioni più giuste per la nostra azienda.

Di seguito, invece, i principi su cui si basa la governance attuale e la dinamica con cui agisce in Flowing.

I principi guida

La nostra governance è incentrata su questi principi, che guidano il decision making di Flowing e il modo stesso in cui le decisioni vengono prese.

Fiducia

Flowing si fida dei surfer: preferiamo essere un’azienda basata sulla fiducia tra le persone piuttosto che sul controllo.

Inclusione

Il contributo dei surfer è prezioso e sempre benvenuto, crediamo che l’intelligenza collettiva sia il modo migliore di risolvere problemi complessi.

Trasparenza

Per facilitare la contaminazione, rendiamo palesi tutte le informazioni, anche quelle “locali” ad un team. La libera circolazione del maggior numero di informazioni possibile è un acceleratore per l’allineamento dei surfer.

Indipendenza

Siamo un’azienda che non ama avere troppe regole: chi vuole sperimentare una nuova attività e crede di fare il bene di Flowing è liber* di farlo.

I rituali di Governo

Le attività di governance aziendali sono tracciate in una board Trello: ogni lunedì il Governo scorre le attività proposte e avvia una discussione per dare un feedback o chiarire gli obiettivi ai team di lavoro.

Tutte le call vengono registrate e rese disponibili, inoltre un piccolo recap di ogni incontro viene scritto e linkato sulla nostra chat Slack.

board Trello con alcune iniziative
la board Trello utilizzata durante i rituali di Governo

Iniziative da discutere

Tutti i surfer possono proporre un’attività o una discussione da fare: il Governo vota quelle da cui partire e così ogni volta si crea una sorta di “ordine del giorno”. Alla fine di ogni riunione i voti vengono resettati, se rimangono ancora cose da discutere, vengono rimandate al lunedì successivo.

Non ci sono vincoli particolari sulla natura delle proposte, ogni surfer può presentare “quello che vuole” o ciò su cui sente il bisogno di avere un feedback di qualche tipo.

Una volta ricevute, il Governo “etichetta” le proposte scegliendo tra quattro tipologie – redirect, discussione, attività tattica e attività strategica – in modo da gestirne opportunamente il flusso.

iniziative del Governo
alcune iniziative discusse o in fase di condivisione
Redirect

È qualcosa che non serve discutere in governance e che non ha bisogno del feedback del Governo. Esso promuove e accoglie le proposte dei surfer, ma non vuole diventare collo di bottiglia di tutte le decisioni aziendali.

Quindi prima di portare una proposta, meglio farsi queste domande:

  • La knowledge base aziendale ha già previsto e trattato questo aspetto?
  • È una discussione che può essere fatta in uno dei nostri lean coffee? Se si sta “solo” cercando di raccogliere feedback o si vuole alimentare una discussione senza avere ancora una proposta chiara, la giusta sede di discussione è il lean coffee mensile.
  • È una richiesta che può essere fatta al Governo con un messaggio asincrono? Il canale Slack #flw-governo è il posto giusto per chiedere, come altri canali di team (ad esempio #flw-amministrazione) per questioni di impatto più circoscritto.

Vogliamo creare le condizioni per far sì che la maggior parte delle cose possano essere risolte “localmente” oppure leggendo la documentazione della nostra knowledge base.

Discussione

Sono questioni che vanno discusse per prendere una decisione sul momento, senza necessità di ulteriori esplorazioni. Oppure sono domande che necessitano una breve discussione da fare insieme (ad esempio, cosa ne pensa Flowing delle richieste di body rental da parte di alcuni nostri clienti?).

Attività tattica

È un’attività con un taglio operativo (ad esempio, scegliere lo strumento per tracciare le ore lavorate), che richiede effort oltre alla discussione per portarla a terra. Viene lavorata dai surfer con le skill e dedizione necessarie, la presenza di un membro del Governo per svolgere l’attività non è necessaria (in questo caso è sufficiente il suo ok a procedere).

Attività strategica

È un’attività che può avviare un nuovo processo interno o una dinamica che diventa parte integrante di Flowing (ad esempio, strutturare un ciclo di feedback periodico per i surfer). Viene lavorata dai surfer con le skill e dedizione necessarie insieme ad almeno un membro del Governo.

Retrospettiva

Infine, ogni ultimo venerdì del mese, c’è una retrospettiva che il Governo fa sulla governance. Il rito è partecipato dal Governo e da un facilitatore ed è aperto all’ascolto a tutti i surfer.

Check delle attività in corso

In questo rituale bisettimanale, vengono discusse brevemente tutte le attività di governance in corso, chiedendo un breve aggiornamento al team che le sta portando avanti.

Tutti i surfer possono lavorare ad attività che sentono particolarmente importanti per sé o per Flowing. Per farlo va proposto prima al Governo e se nessuno ha obiezioni si parte con la lavorazione: gli unici due vincoli sono la presenza di almeno un membro del Governo nelle attività strategiche e il rispetto del WIP per il numero di attività in corso.

Una volta conclusa l’attività, il team ne condivide l’outcome al Governo (verbalmente o aiutati da una presentazione se necessaria) che viene discusso e/o approvato.

Successivamente il team si occuperà di condividere l’outcome con il resto dei surfer nella forma che riterrà opportuna (pill, comunicazione via Slack o email).