Metti le persone al centro: il nostro ciclo di feedback

Vogliamo mettere le persone al centro della nostra organizzazione, il più possibile. A questa consapevolezza se ne unisce un’altra: anche le pratiche e i rituali disegnano Flowing, non possono essere disgiunti dai valori aziendali.

Da questo terreno nasce (anche) il ciclo di feedback, una dinamica interna che abbiamo fortemente voluto e disegnato su di noi: sostituisce il ruolo di un team tradizionale di Risorse Umane – che non abbiamo al nostro interno – prendendo vita in una modalità più consona alla nostra cultura.

Come abbiamo maturato questa importante decisione? Da dove salta fuori? Te lo spieghiamo qui 🙂

Cosa vogliamo ottenere

Partiamo dagli obiettivi che ci siamo dati e che ci hanno spinto ad includere questa dinamica all’interno di Flowing:

  • Aiutare i surfer a capire come possano migliorare, dando loro obiettivi di breve termine riguardo la propria posizione in Flowing;
  • Dare ufficialità e importanza alla crescita personale;
  • Creare occasioni per chiarire la cultura di Flowing attraverso scambi per contaminarsi;
  • Fare tuning tra gli obiettivi dei singoli surfer e la visione più generale di Flowing.

Ma il motivo più grande per cui abbiamo voluto e disegnato il nostro ciclo di feedback è questo: vogliamo che il feedback guidi l’evoluzione e il comportamento delle persone in un sistema complesso, fatto di bisogni e aspirazioni personali, cultura aziendale e aspettative di business.

La cultura del feedback

Come è nata l’idea del ciclo di feedback

In Flowing siamo soliti organizzare dei book club: scegliamo un libro, ogni settimana ne leggiamo un capitolo e ci prendiamo mezz’ora per commentarlo insieme. Nel 2020 uno dei testi che abbiamo letto è stato Thanks for the Feedback: The Science and Art of Receiving Feedback Well.

Fin da subito abbiamo capito che avrebbe lasciato il segno in Flowing: una volta terminato, il gruppo di lettura lo ha condiviso con tutti i surfer nei suoi punti salienti. In più abbiamo invitato in un paio di occasioni il nostro caro amico Andrea Bandera, che ci ha raccontato come i team di ThoughtWorks utilizzano il ciclo di feedback per crescere ed evolvere.

Così è partita l’idea di implementare un primo ciclo di feedback “di test” con un team pilota di undici surfer, che ha raccolto feedback ogni quattro mesi. Abbiamo fatto due iterazioni di questo ciclo, per far emergere difficoltà e successi, in modo da rodarlo e delineare come avrebbe dovuto funzionare il nostro ciclo di feedback “esteso a tutti”.

Principi e logiche dell’arte di dare e ricevere feedback

Stiamo implementando una dinamica “su misura per noi”, ma i principi rimangono quelli che abbiamo appreso dalla letteratura e conversazioni fatte. Quali sono in sintesi?

  • Nel feedback è il ricevente ad avere un ruolo chiave: potrebbe sembrare il contrario, ma in realtà il potere di utilizzare il feedback sta in chi lo riceve, che ha la responsabilità e la possibilità di interpretarlo e trasformarlo o meno in azioni migliorative su se stesso.
  • Il feedback va sempre ascoltato, è un tesoro: anche quando ci mette in discussione, ci abilita a migliorare e crescere o a cogliere un aspetto nuovo per noi. Possiamo decidere ogni volta di accoglierlo e lavorarci, ma anche di non ascoltarlo e sentire che non è giusto per noi. Più riceviamo o siamo in grado di captare feedback impliciti e espliciti, più impariamo e miglioriamo.
  • Il feedback è utile solo se ci mettiamo nella condizione di imparare qualcosa su di noi: allenare le skill che guidano l’apprendimento, essere consapevoli delle nostre resistenze, fare conversazione con curiosità sono alcuni modi di coltivare questa preziosa arte. Non lasciamoci trasportare quando ci sentiamo attaccati da un feedback mal posto, anche in questo caso possiamo ricavarne il meglio per i nostri obiettivi.
  • La leva della nostra crescita siamo noi, i nostri più bravi maestri possono indicarci la via ma poi è nostro compito volerla e saperla percorrere.

Vogliamo che questo atteggiamento pervada la nostra quotidianità, per allenare la nostra capacità di migliorare ed evolvere come organizzazione. Per questo è importante scambiare feedback non solo durante il ciclo di feedback ma in ogni occasione in cui lavoriamo insieme ad altri professionisti: retrospettive, incontri uno-a-uno ad inizio progetto, ogni volta che ne sentiamo il bisogno.

Ma come funziona in pratica?

Attori e attività

I singoli surfer raccolgono feedback e li rielaborano presentando un piano di crescita personale. Il Governo di Flowing, invece, aiuta il surfer ad allineare il suo piano di crescita con la vision aziendale.

È un ciclo annuale: inizia e finisce nel mese di ottobre, dove tiriamo le somme su quello che abbiamo fatto e ci diamo un’aspettativa per l’anno seguente, sia come singole persone ma anche come azienda.

Questo permette al Governo di dare informazioni più ricche e precise ai surfer, in modo che la loro evoluzione sia il più possibile in armonia con quella globale di Flowing.

Cosa fa il surfer:

  1. Prima di ottobre raccoglie almeno tre feedback tra partner, colleghi e clienti in un momento dedicato;
  2. Rielabora i feedback in maniera costruttiva, sintetizzando in un documento che espliciti un piano di crescita con gli aspetti su cui vuole evolvere (leverage point), gli obiettivi e una direzione professionale per il proprio futuro;
  3. Anticipa questo documento al Governo, in modo che possa valutarlo e iniziare a fare delle considerazioni;
  4. Lo presenta al Governo in una discussione di circa trenta minuti, dove il surfer espone il suo report ma lascia almeno dieci minuti per il confronto.
  5. Monitora durante l’anno il raggiungimento degli obiettivi, rifacendo, almeno una volta, una raccolta feedback tra partner, colleghi e clienti in primavera.

Il Governo invece:

  1. Raccoglie le rielaborazioni di tutti i surfer valutandole una ad una al fine di preparare, a sua volta, un feedback da dare alle singole persone condiviso da tutto il team di Governo.
  2. Organizza una discussione sincrona con il singolo surfer dove discutere e allinearsi sul suo piano di crescita.
  3. Risponde ai dubbi che possono emergere durante l’anno in un canale privato con il surfer.

Qui descriviamo nel dettaglio i momenti principali di questa dinamica:

  • La raccolta dei feedback fatta dal surfer prima dell’allineamento con il Governo a ottobre e aprile: è il momento dove raccoglie dati e spunti di miglioramento; dal ciclo di feedback “di test” ci siamo resi conto che due momenti l’anno sono più che sufficienti. Il feedback ricevuto non deve essere necessariamente preso in carico dal surfer: ognuno è libero di circoscrivere il proprio focus e di posticipare o anche non considerare alcuni spunti di miglioramento che gli sono stati dati, perché non li ritiene congrui o adatti per essere “lavorati” nel momento in cui li riceve.
    Ogni surfer può chiedere feedback liberamente, anche più di due volte l’anno, questa decisione è lasciata alla sua sensibilità. Sulla base dei feedback raccolti e delle sue considerazioni, elabora il proprio piano di crescita personale includendo aspirazioni e propositi personali. Quindi il documento che presenta non è un mero resoconto ma una rielaborazione che presenta i leverage point su cui si vuole concentrare e relativi obiettivi, ma anche una direzione professionale per il proprio futuro.
  • L’analisi di tutti i piani di crescita: il Governo stabilisce a settembre una data e una modalità di con cui i surfer devono inviare il loro piano di crescita. Quando tutti i documenti sono arrivati, si riunisce in privato per leggerli e valutarli uno per uno, per definire se quanto proposto dal surfer va bene oppure deve essere ricalibrato sui bisogni di Flowing.
  • La discussione del piano di crescita tra Governo e surfer: è il momento in cui il surfer discute il suo piano di crescita per l’anno seguente. Qui il Governo può chiedere di rivedere alcune cose oppure benedire quanto proposto: in generale, si parla di come portare avanti il progetto professionale del surfer e di come “farlo giocare” al meglio e nel ruolo che più esalta le sue qualità nel contesto di Flowing. Per farlo si parte dalla rielaborazione dei feedback raccolti, sintetizzati e formalizzati nel piano di crescita.

Gli strumenti

Per dare continuità e concretezza alla dinamica del ciclo di feedback, abbiamo:

  • un canale privato su Slack: ogni surfer ha un canale privato dove può parlare con il Governo, fare domande oppure ricevere comunicazioni.
  • il piano di crescita: un documento (slide, pdf, altro formato) che contiene i leverage point e obiettivi su cui il surfer vuole lavorare per il prossimo anno, insieme all’idea di come vuole far evolvere la propria professione.

Ti abbiamo incuriosito? Qui trovi alcuni approfondimenti 🙂

Tutto parte con la richiesta feedback a colleghi, partner e clienti. Come funziona in pratica?

Non esiste una ricetta giusta, solo alcuni spunti utili:

  • Con partner e clienti è importante programmare la call in anticipo spiegando cosa andremo a chiedere.
  • Di solito un’oretta è più che sufficiente.
  • È importante scegliere anche persone diverse per ruolo, punto di vista e sensibilità; meglio se abbiamo avuto qualche divergenza di opinione, ricerevemo un punto di vista a cui da soli non avremmo pensato.
  • Durante il feedback, cerca di incoraggiare lo storytelling partendo da fatti o eventi. “Raccontami l’ultima volta che avrei potuto fare meglio…”, “Raccontami l’ultima volta dove secondo te ho fatto bene…”, “Raccontami di una volta in cui ho disatteso una tua aspettativa…” sono tutti validi esempi.
  • Annota sia gli aspetti positivi che quelli dove sono presenti margini di miglioramento, ma anche le aspettative degli altri su di noi: è tutto molto ricco di informazioni da prendere.
  • Solitamente la richiesta feedback richiede un confronto uno-a-uno, ma in alcuni casi può essere utile pensare anche richiederlo a più persone insieme.

Cosa è un leverage point?

È un tema su cui hai deciso di migliorare. Ad esempio “la conoscenza della lingua inglese” può essere un leverage point.

Capita di individuare un leverage point al di fuori della propria professione attuale? Cosa si fa in questo caso?

Capita, anzi, in Flowing auspichiamo che il ciclo di feedback sia d’aiuto per evolvere la professione di ogni surfer verso la direzione più soddisfacente per sé e più utile per Flowing. Quindi se ad esempio oggi un surfer svolge prevalentemente attività di frontend development e, in base a feedback e aspirazioni desidera diventare full-stack, questo è il momento in cui può renderlo esplicito e trovare, insieme all’organizzazione, la strada più corretta per farlo. 

Cosa contiene un piano di crescita? Come crearlo?

Contiene una rielaborazione dei feedback più significativi (non necessariamente tutti), non tutti i feedback per esteso: il surfer la presenta come un percorso professionale per i prossimi mesi. Altra cosa importante: non usiamo solo i feedback per dare una direzione, ma possiamo, anzi dobbiamo, anche basarci su desideri e aspirazioni personali.

Oltre a cercare di migliorare noi stessi in quanto professionisti è utile dare evidenza a come i punti di miglioramento che si individuano siano utili “al gioco di squadra complessivo”. Infine, dovrebbe contenere anche un riferimento al precedente ciclo di feedback: cosa crediamo di aver portato a casa, su cosa invece lavorare ancora.

In generale, anche qui non esiste una ricetta giusta per creare un piano di crescita. Ai surfer che si trovano a farlo per la prima volta, lasciamo questi consigli e spunti:

  • Parti dai feedback e dalle tue aspirazioni, cerca di individuare dei leverage point su cui concentrarti.
  • Se possibile, per ogni leverage point che hai individuato, cerca di darti un obiettivo concreto. Esempio “Ho deciso di migliorare il mio inglese, quindi mi do come obiettivo quello di fare un talk in lingua entro la fine dell’anno”.
  • “Focusing is about saying no”: non cercare di fare tutto, piuttosto concentrati su pochi obiettivi che abbiano un grande impatto e, possibilmente, che siano in armonia fra loro.
  • Se hai dubbi su un obiettivo esplicitalo, se ne parlerà durante la discussione con il Governo, che è stata creata apposta per quello.
  • Il piano di crescita dovrebbe conciliare il professionista che sei e che vuoi essere all’interno dell’organizzazione e dei suoi bisogni, per questo è utile declinare gli spunti di miglioramento nel contesto di Flowing.

Siamo convinti che questa dinamica ci aiuterà ad evolvere come singoli e organizzazione. Come funziona nella tua? La tua organizzazione come si evolve?

Photo credits: di Ann H da Pexels