Come si lavora in Flowing: feedback, mentoring e Flowing Coin

Nel nostro Community Manifesto esprimiamo come dare il proprio contributo per accrescere competenze e sensibilità della rete interna, in rapporto con tutti gli stakeholders, è fondamentale per la nostra filosofia aziendale.

Per questo abbiamo pensato a  tre asset di pratiche e rituali:

• Ciclo di feedback, per capire, conoscere, crescere e migliorarsi
• Mentoring integrato, per supportare il raggiungimento dei propri obiettivi
• Flowing coin, per accrescere fiducia e gratificazione tra i colleghi

Il nostro ciclo di feedback

Il ciclo di feedback è una dinamica interna che abbiamo voluto e disegnato su di noi: sostituisce il ruolo di un team tradizionale di Risorse Umane prendendo vita in una modalità di crescita e potenziamento più consona alla nostra cultura. 

Da dove nasce l’idea

In Flowing siamo soliti organizzare dei book club: scegliamo un libro, ogni settimana ne leggiamo un capitolo e ci prendiamo mezz’ora per commentarlo insieme. Nel 2020 uno dei testi che abbiamo letto è stato Thanks for the Feedback: The Science and Art of Receiving Feedback Well.

Da qui l’idea di implementare un primo ciclo di test con un team pilota: abbiamo fatto in modo di rodare e delineare come avrebbe dovuto funzionare il processo.

La cultura del feedback

Stiamo implementando una dinamica “su misura per noi”, ma i principi rimangono quelli che abbiamo appreso:

• Il ricevente ad avere un ruolo chiave: ha la responsabilità e la possibilità di interpretare e trasformare il feedback in azioni migliorative su se stesso. 
• Il feedback va sempre ascoltato, è un tesoro: anche quando ci mette in discussione ci abilita a crescere o a cogliere un aspetto nuovo, possiamo decidere di accoglierlo e lavorarci o scegliere di non farlo. Anche quando ci sentiamo attaccati da un feedback mal posto possiamo ricavarne il meglio per i nostri obiettivi.
• Il feedback è utile solo se ci mettiamo nella condizione di imparare qualcosa su di noi: allenare le skill che guidano l’apprendimento, essere consapevoli delle nostre resistenze, fare conversazione con curiosità sono alcuni modi di coltivare questa preziosa arte. 
• La leva della nostra crescita siamo noi, i nostri più bravi maestri possono indicarci la via ma poi è nostro compito volerla e saperla percorrere.

Come funziona in pratica?

I singoli surfer raccolgono feedback e li elaborano presentando un piano di crescita personale. Il Governo di Flowing, invece, aiuta il surfer ad allineare il suo piano di crescita con la vision aziendale. 

È un ciclo annuale: inizia e finisce nel mese di ottobre, dove tiriamo le somme su quello che abbiamo fatto e ci diamo un’aspettativa per l’anno seguente, sia come singole persone ma anche come azienda.

L’obiettivo è quello di allenare la nostra capacità di migliorare ed evolvere come organizzazione. Per questo è importante scambiare feedback ogni volta che ne sentiamo il bisogno. 

Cosa fa il surfer

1. Raccoglie almeno tre feedback tra partner, colleghi e clienti;
2. Elabora i feedback in maniera costruttiva in un documento che espliciti un piano di crescita con gli aspetti su cui vuole evolvere (leverage point);
3. Presenta questo documento al Governo da cui dovrà essere valutato e approvato;
4. Monitora durante l’anno il raggiungimento degli obiettivi, rifacendo, almeno una volta, una raccolta feedback tra partner, colleghi e clienti in primavera.

Cosa fa il Governo:

1. Raccoglie le documentazioni;
2. Organizza una discussione con il singolo surfer in modo da allinearsi sul piano di crescita;
3. Risponde ai dubbi che possono emergere durante l’anno in un canale privato con il surfer.

Alcuni consigli utili per raccogliere feedback

• Con partner e clienti è importante programmare la call in anticipo spiegando cosa andremo a chiedere. 
• Di solito un’oretta è più che sufficiente.
• Scegliere persone diverse per ruolo, punto di vista e sensibilità; meglio se abbiamo avuto qualche divergenza di opinione, riceveremo un punto di vista a cui da soli non avremmo pensato. 
• Incoraggiare lo storytelling partendo da fatti o eventi. “Raccontami l’ultima volta che avrei potuto fare meglio…”, “Raccontami l’ultima volta dove secondo te ho fatto bene…”, “Raccontami di una volta in cui ho disatteso una tua aspettativa…” sono tutti validi esempi.
• Annota sia gli aspetti positivi che quelli dove sono presenti margini di miglioramento, ma anche le aspettative degli altri su di noi.

Cosa è un leverage point?

È un tema su cui hai deciso di migliorare. Ad esempio “la conoscenza della lingua inglese” può essere un leverage point. 

Capita in certi casi di individuare un leverage point al di fuori della propria professione attuale, cosa si fa in questo caso?

In Flowing non usiamo i feedback solo per dare una direzione, ma possiamo, anzi dobbiamo, basarci su desideri e aspirazioni personali. Se hai un aspirazione diversa dal tuo ruolo questo è il momento in cui può renderlo esplicito e trovare, insieme all’organizzazione, la strada più corretta per farlo. 

Ricorda che non sarai mai solo: il processo di crescita può essere affiancato da un periodo di mentoring che supporterà il raggiungimento degli obiettivi preposti.

Come facciamo mentoring

Il mentoring è una metodologia di formazione basata su una figura di guida  – chiamata mentor – e un allievo, il mentee. Per mentor intendiamo una figura esperta in una determinata materia (con esperienza in Flowing da almeno due anni) che sceglie di mettersi a disposizione di altri surfer. Può essere una expertise tecnica, relazionale, di gestione, di approccio o metodo. 

Il mentee è libero di scegliere il mentor sulla base di un rapporto di stima e conoscenza reciproca. Il processo si basa su una serie di incontri one-to-one a intervalli regolari in cui viene scelto un obiettivo di crescita da raggiungere in un tempo prestabilito, massimo sei mesi. Alla fine è possibile decidere se rinnovare il percorso per altro tempo oppure no. 

Ogni surfer può diventare mentor, tramite un percorso “beta” che consiste nei primi due incarichi. Alla fine dei due cicli si chiede feedback ai mentee per avere informazioni sul valore erogato durante il percorso. Il gruppo dei mentor valuterà poi l’idoneità del surfer a diventare mentor a tutti gli effetti.

Employee recognition: noi usiamo i Flowing Coin

Ricordarsi di dire “grazie” o “buon lavoro” è un’attitudine da coltivare. Nelle aziende che lavorano in presenza, questi gesti sono di routine: una pacca sulle spalle alla macchinetta del caffè, o semplicemente un “grazie” quando un collega lascia la sua scrivania per venire ad aiutarci.

In un’azienda remote-only come la nostra, queste azioni non trovano un spazio fisico. Avere uno scambio che generi recognition, gratitudine ed empatia è fondamentale per creare una cultura aziendale sana: per questo abbiamo creato i Flowing Coin, un modo per dare la giusta importanza alle relazioni.

Un Flowing Coin è un token che è possibile donare per i più svariati motivi. Un aiuto in un’attività particolarmente difficile, aver moderato una retrospettiva o aver preparato un workshop per la Flowing Academy.

Per dare a questo token un valore reale, abbiamo in primo luogo limitato la loro circolazione: ogni surfer ha a disposizione 35 Flowing Coin a quadrimestre.

Alla fine del quadrimestre, viene estratto un Flowing Coin tra quelli scambiati.  Chi ha ricevuto il Flowing Coin estratto riceve un premio di 100 euro, mentre chi ha donato il Flowing Coin riceve un premio di 50 euro. A quel punto i Flowing Coin vengono azzerati – quelli non donati saranno persi – e tutti i surfer tornano ad averne 35.

Il motivo del premio è duplice: da un lato ogni Flowing Coin ha un valore “monetario” – anche se solo potenziale – e dall’altro lo riteniamo un incentivo all’adozione dello strumento. Inoltre l’estrazione del Flowing Coin è un momento giocoso che speriamo diventi una bella tradizione dei nostri Flowing Meet.
I Flowing Coin hanno una natura privata: chi lo invia decide se e come rendere pubblico il ringraziamento. Non esistono classifiche o altri sistemi di gamification basati sul possesso dei Flowing Coin, se non l’estrazione del premio ogni quadrimestre. Questo perché vogliamo che il riconoscimento di gratitudine ad un collega possa essere gestito nel rispetto della propria personalità, al fine di creare un ambiente positivo e sereno che tenga distante la competizione.