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Entrare in Flowing: dal recruiting all’onboarding

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Antonio

Antonio

Design & Development
Francesco

Francesco

Partner - Development

Flowing è un sistema complesso, come probabilmente molte (se non tutte) le aziende che fanno delle persone il loro punto di forza. Fornire ai clienti delle soluzioni attraverso team cross-funzionali rende la comunicazione interna e la collaborazione un nostro asset strategico.

Gli scorsi anni sono stati fonte di grande rinnovamento: solo nel 2020 abbiamo assunto circa venti persone che hanno dato grande valore a Flowing, portando l’azienda a una continua espansione. Siamo grati a loro e alla nostra cultura aziendale poiché ciò ci ha permesso di interagire, collaborare, crescere e rispondere al cambiamento. 

Proprio per questo siamo volenterosi di condividere con voi la dinamica di assunzione. Partendo dal processo di recruiting, che inizia con l’analisi delle esigenze interne all’azienda, fino alla procedura di onboarding, che consiste nell’inserimento della nuova risorsa nel nostro team.

Perché facciamo recruiting?

Abbiamo tre obiettivi fondamentali, strettamente interconnessi fra loro:

  1. Obiettivi economici: il numero di progetti e clienti che possiamo gestire dipende dal nostro numero di persone operative. Averne di più è la condizione necessaria, ma non sufficiente, per far crescere il fatturato e la marginalità dell’azienda.
  2. Capacità di creare valore aggiunto: far salire a bordo le persone giuste, ovvero persone le cui competenze si possano esaltare e moltiplicare creando valore aggiunto per i nostri clienti.
  3. Creare una community che lavora all’unisono: poiché aiutiamo i clienti a prendere decisioni importanti nei loro progetti, vogliamo con noi persone che si sentano in armonia fra loro e con il nostro modo di lavorare.

Chi sono gli attori nella dinamica di recruiting?

L’aspirante surfer (che di seguito chiameremo ‘candidato’): cerchiamo di avvicinarci alle persone giuste per attitudine e cultura affini al nostro modo di lavorare. Mettiamo davanti a qualsiasi requisito tecnico l’allineamento al nostro approccio del fare. A tal proposito, il candidato troverà negli annunci un elenco di riferimenti bibliografici che ci hanno ispirato a costruire la nostra cultura. Vorremmo sia per tutti chiaro cosa è auspicabile e cosa no in Flowing. Se non si hanno tutte le skill necessarie è un elemento secondario (anche se non trascurabile).

Il team di recruiting: è formato da surfer interni all’organizzazione. Sono rappresentate le diverse professionalità in modo da far parlare il candidato direttamente con un suo ipotetico futuro collega. Questo facilita il flusso di informazioni e permette di capire se ci si troverà bene. Oltre ad una seniority, il team possiede attitudine e sensibilità ad accogliere i potenziali candidati, ma anche la forza di non accettare quelli “non giusti” per Flowing. Il team ha la responsabilità di gestire il processo di recruiting, compresa la valutazione della seniority del candidato. Oggi è formato da: Alessandro Minoccheri (backend developer), Alessandro Violini (UX), Antonio Dell’Ava (frontend developer) e Michele Focanti (cloud architect). 

L’amministratore Unico: Luca Giraldi, detiene il potere e la responsabilità legale di attuare l’assunzione del candidato. Luca è quindi la persona che presenta l’offerta economica e la negozia direttamente col candidato.

Come funziona

Nel processo di selezione partiamo dal presupposto che il candidato desideri lavorare in Flowing: le persone ci inviano la loro candidatura perché attratte dalla nostra cultura, perché ci hanno visto ad un talk, seguono il nostro blog o podcast o, più semplicemente, hanno letto uno dei nostri annunci di lavoro. Dal momento in cui riceviamo la candidatura seguono cinque diversi step:

  1. Verifichiamo che ci siano le condizioni per approfondire: ci preoccupiamo che le competenze siano in linea di massima attinenti a quello che cerchiamo (che è descritto nell’annuncio). Dopo, si fissa una videochiamata di circa trenta minuti per conoscersi meglio.
  2. Nella prima videochiamata l’obiettivo è capire se ci sono le condizioni per lavorare insieme: in totale trasparenza trattiamo quindi quei punti che sono irrinunciabilmente parte della nostra cultura (tutte le persone, indipendentemente dal ruolo devono condividere il nostro approccio).
  3. Al candidato viene proposta una prova tecnica da svolgere in asincrono. Si tratta di una traccia molto libera centrata sul tipo di professionalità. Il tempo per fare la prova è di una settimana, l’inizio di questa settimana è deciso liberamente dal candidato. Viene anche creato un canale privato in cui è possibile chiarire eventuali dubbi attraverso discussioni di valore con il team di recruiting. Per noi non è soltanto il risultato della prova ad essere interessante, ma anche come il candidato è arrivato al risultato e come ha richiesto feedback prima della consegna. Al termine della prova viene fissato un momento di discussione, sempre in videochiamata.
  4. Individuare il livello di seniority del candidato: viene quindi chiesto di spiegare la prova e le scelte fatte, che diventano poi il presupposto per fare delle discussioni insieme (non è un processo! solo un confronto 😉). Questo momento dura circa un’ora. Al termine, il team di recruiting si prende del tempo per maturare un feedback.
  5. Feedback al candidato: in caso negativo viene inviata una mail con dei consigli utili a colmare le sue lacune; in caso positivo, viene organizzata una videochiamata dove (oltre al feedback) viene presentata un’offerta economica coerente con la seniority rilevata: riteniamo importante che ci sia una negoziazione trasparente, l’offerta sia chiara e il candidato sia libero di fare domande e controproposte

Strumenti

Utilizziamo tre strumenti in questo processo:

Kanban di recruiting: tutte le candidature arrivate via mail vengono automaticamente aggiunte alla colonna “Arrivati” di una kanban su Trello. A seconda del tipo di professionalità, vengono prese in carico da uno dei membri del team di recruiting che assegnerà la card e si occuperà di farla scorrere nella kanban.

Slack: durante ogni prova tecnica apriamo un canale privato dove il candidato può farci domande e chiedere feedback rispetto alla sua prova tecnica, creando un canale di comunicazione continua.

Google Meet: tutti i momenti sincroni si svolgono da remoto, possibilmente con la webcam accesa.

Riti periodici

Il budget: è un’attività che formalizza in un documento le aspettative economiche per l’anno venturo. Viene redatto ogni anno in autunno. È fondamentale per la dinamica di recruiting perché ci indica quanto vogliamo crescere e come.

recruiting plan Flowing

Iteration meeting di recruiting: ogni due settimane il team di recruiting con l’amministratore unico si vedono per scorrere la kanban dei candidati e far emergere eventuali blocchi. In questa occasione viene anche verificato se stiamo rispettando il piano di crescita annuale previsto dal budget e valutiamo eventuali modifiche dello stesso.

Planning settimanale: come abbiamo raccontato qui, durante il rito del planning settimanale di Flowing condividiamo anche informazioni importanti che vengono dal processo di recruiting come:

  • annuncio di candidature andate a buon fine: nuovi surfer in arrivo!
  • ricerca di un tutor per l’onboarding dei nuovi surfer in arrivo
  • presentazione di nuovi surfer

Procedura di onboarding

Pensiamo che “Chi ben comincia è a metà dell’opera” e per questo abbiamo definito una procedura di onboarding, per aiutare i nuovi surfer ad ambientarsi, ad entrare nelle nostre dinamiche aziendali e, più in generale, ad assimilare ogni aspetto della nostra cultura. 

Al nuovo surfer viene assegnato un tutor che avrà il compito di presentarlo ai vari team che compongono la nostra azienda, ma soprattutto di introdurlo ai nostri riti più importanti come il planning settimanale o il lean coffee. Una sorta di rapporto tra Jedi e Padawan insomma 😉

Essendo un’azienda full-remote, soprattutto per chi proviene da una situazione aziendale più standard, il ruolo del tutor è fondamentale: aiuta a districarsi tra le informazioni e a non lasciare nulla di “non detto”

Altro aspetto fondamentale è la voglia di migliorarsi tramite una continua formazione. Proprio per questo, durante il primo mese di lavoro ogni nuovo surfer ha a disposizione metà del suo tempo da poter dedicare allo studio, aiutato dal suo tutor. Abbiamo anche preparato un repository GitHub dove abbiamo raccolto il materiale che noi riteniamo essere must have per poter applicare il nostro metodo durante il lavoro nel day-by-day.

Al fine di restituire al gruppo il tempo che il surfer ha investito in formazione consigliamo ai nuovi arrivati di preparare una pill: una piccola call registrata di circa 30 minuti in cui spiegare un concetto appreso (tecnologico e non), al resto dell’azienda. Il tempo di formazione rimanente può essere dedicato agli argomenti che interessano di più.

Crediamo che il nostro onboarding faccia emergere la volontà di costruire un’azienda che ruoti il più possibile intorno alle persone e ai loro bisogni, facilitando così l’inserimento in una nuova realtà.

Il welcome kit e non solo 🙂

Oltre alla formazione, vogliamo che il nuovo surfer si senta a suo agio anche nell’operatività. Ecco perché a inizio onboarding riceve a casa pc, cuffie, zaino e felpa: per lavorare bene, in team, da remoto. 

surfer kit

Terminato l’onboarding, continuiamo a prenderci cura dei surfer: ognuno dispone di un budget annuale per ulteriori acquisti hardware e software e per la partecipazione a conferenze nazionali e internazionali che può scegliere in autonomia. Infine, ogni cinque anni il surfer può chiedere un periodo sabbatico fino a dodici settimane, secondo le esigenze aziendali, in cui viene riconosciuto un compenso pari al 30% di quello corrente.

Passport to Onboarding

Come parte integrante del welcome kit c’è anche “Passport To Onboarding”, un libro scritto da Flowing per spiegare nel dettaglio come ci si muove nell’operatività di tutti i giorni. Qui trattiamo temi quali “Gestione Progetto”, “Pre-Sales” e molto altro.

Dato che crediamo che la condivisione sia un principio importante per Flowing, abbiamo deciso di rendere questo libro gratuitamente disponibile per tutti su leanpub

Punti su cui stiamo lavorando

La prova tecnica

Ad oggi è molto onerosa per il candidato. Non sempre tutti sono disposti a investire così tanto tempo. In alcuni casi abbiamo iniziato a sostituirla con delle sessioni di pair programming.

La RAL

Scriviamo sugli annunci quella che per noi è la forbice di RAL che consideriamo. Abbiamo in programma di rendere espliciti gli elementi che usiamo per formulare le proposte economiche in modo più chiaro e trasparente: crediamo sia importante spiegare cosa cambia tra un candidato che si attesta verso la parte più bassa della forbice e uno che si attesta nella parte più alta.

Photo credits: Tezos on Unsplash